![Тематическая иллюстрация предоставлено компанией "1С-Форус"](https://primamedia.ru/f/main/5554/5553602.png?1b8ee1ebfe52afff1b985d48d5d5e587 "Тематическая иллюстрация предоставлено компанией "1С-Форус\"")
Единая база "1С:Управление предприятием общепита" (18+) позволила "Братскому педагогическому колледжу" автоматизировать работу трёх точек питания. Новая система учитывает требования НДС, маркированные товары и интегрирована с современным кассовым оборудованием. В результате оптимизировались рутинные процессы: стало меньше ручного расчёта и бумажной работы, а обслуживание клиентов заметно ускорилось, сообщает пресс-служба компании "1С-Форус".
О клиенте
Государственное бюджетное образовательное учреждение "Братский педагогический колледж" работает с 1988 года и имеет два филиала на территории Иркутской области: в городе Братске и Тулуне.
На территории учебного заведения в Братске располагаются столовая и буфет, которые обеспечивают питание студентов. Столовая позволяет единовременно принять до 120 человек. В Тулуне питание обеспечивает только буфет, так как там учится меньше студентов.
Особенности калькуляции меню и учёта продуктов питания
Меню для всех объектов питания разрабатывает бухгалтер-калькулятор: рассчитывает состав и энергетическую ценность в соответствии с нормами, сезонностью продуктов, требованиями СанПиН и северным коэффициентом региона. Кроме того, бухгалтер отдельно составляет меню для льготных категорий студентов.
Во всех трёх точках продаётся бутилированная вода, молочные продукты, соки — товары, подлежащие маркировке.
В общепите крайне важен точный учёт продуктов, контроль сроков их годности и соблюдение требований к маркировке товаров. Это позволяет не только обеспечивать безопасность потребителей, но и оптимизировать затраты, минимизировать потери и ускорить обслуживание.
Зачем автоматизация в столовой колледжа?
В 2024 году образовательное учреждение лишилось льготной поддержки в обеспечении питания студентов, так как сотрудники не могли корректно отражать НДС в учёте и чеках. Данные о продажах сотрудники собирали вручную: продавцы-кассиры пробивали чеки с помощью простых смарт-терминалов и каждый день передавали бумажные чеки бухгалтеру. Маркированные товары выводили партиями через личный кабинет "Честный Знак" (18+).
Кроме того, составление меню и калькуляция выполнялись в неподходящих для этого системах — "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (1С:БГУ) (18+) и Excel, что усложняло работу и занимало много времени. Такая работа не позволяла вести производственный учёт, а информацию об остатках продуктов и блюд также нужно было собирать вручную.
Тогда главной целью учреждения стала автоматизация учёта в столовой и буфетах в разных городах, учитывая законодательные требования и специфику процессов.
Задачи, которые необходимо было решить:
- Реализовать продажу блюд и учёт НДС в единой системе.
- Ускорить процесс составления двух видов меню для трёх точек питания.
- Настроить обмен с "Честным Знаком" для автоматической передачи данных о продаже маркированных товаров.
- Найти решение, в котором будет удобно работать сотрудникам образовательного учреждения в разных городах: бухгалтеру-калькулятору, оператору-кладовщику и кассирам.
У 1С есть решение для каждого
Основная цель — подобрать систему учёта, которая позволяла бы отражать НДС, имела настройки по работе с маркировкой и упрощала процесс учёта и калькуляции учреждения.
Специалисты рассматривали несколько решений, среди которых также были "1С:Общепит" и использование дополнительного сервиса с рецептурами "FoodCOST" (18+), но наиболее подходящей стала программа "1С:УНФ.Управление предприятием общепита", так как она включает в себя все необходимые функции для учёта, складского управления, маркировки, а также имеет широкий функционал документооборота и расчёта калькуляции.
"1С:Управление предприятием общепита" — отраслевое решение для управления ресторанами, кейтеринговыми компаниями, цехами по производству кулинарной продукции, службами питания на предприятиях различного профиля.
Решение разработано на основе типовой конфигурации "1С:Управление нашей фирмой" и включает в себя все её возможности для управления бизнесом, а дополнительные отраслевые подсистемы позволяют полноценно реализовать автоматизацию всего комплекса задач для предприятий ресторанного бизнеса и общепита.
"1С:Управление предприятием общепита" обладает рядом возможностей, среди которых учёт по срокам годности, меню-требование на выдачу продуктов питания и выпуск дополнительных блюд в рамках одной рецептуры. Его функционал значительно упрощает процесс отслеживания остатков ингредиентов и позволяет повару быстро подобрать замену при нехватке, а также ставить некоторые позиции в стоп-лист в отдельных подразделениях.
Помимо выбора учётной системы специалисты определили план по обновлению товарно-кассового оборудования, переносу в базу сборника технологических нормативов, обучению сотрудников работе с новой программой и реализации доработок для льготной сферы — всё, чтобы "Братский педагогический колледж" с лёгкостью начал работу в новом формате.
Как проходило внедрение
1. Настройка работы сотрудников в облаке
Одним из важных требований к системе стал доступ сотрудников из разных городов к одной базе — для этого нужно было реализовать работу с применением облачных технологий. Наши специалисты настроили виртуальный сервер и установили на нём программу 1С (18+). Теперь в программе одновременно могут работать несколько человек: бухгалтер-калькулятор, оператор-кладовщик и кассиры.
Виртуальный сервер позволил снизить расходы на содержание собственной ИТ-инфраструктуры и распределить затраты на несколько лет за счёт абонентской платы. Ещё один плюс — удалённое подключение технических специалистов для настройки и поддержки. В качестве операционной системы для виртуального сервера был выбран "Linux", так как это надёжное отечественное ПО, которое соответствует требованиям законодательства.
2. Внедрение и настройка "1С:Управление предприятием общепита"
При настройке новой программы 1С специалисты перенесли используемую номенклатуру, предварительно очистив её от дублей. Добавили в базу данные сборника технологических нормативов и рецептур блюд кулинарных изделий с возможностью изменения показателей. Для каждого блюда были собраны технологические карты, которые позволяют производить автоматический расчёт позиций меню, упрощая калькуляцию.
Рецептура блюда в программе «1С:УПО». Фото: предоставлено компанией "1С-Форус"
Теперь 1С позволяет рассчитывать меню на неделю вперёд и каждое утро автоматически передавать актуальный список блюд кассирам на места. Учёт НДС происходит в системе автоматически, а в конце отчётного периода бухгалтер может легко создать все необходимые отчётные документы.
План-меню в программе «1С:УПО». Фото: предоставлено компанией "1С-Форус"
3. Настройка нового кассового оборудования
Для успешной реализации внутренних процессов потребовалось обновление товарно-кассовой техники. Ранее используемый терминал "Эвотор 7.3" не поддерживали возможность автоматического сбора и обновления данных, из-за чего требовалось ежедневно снимать и подавать в бухгалтерию отчёт о продажах.
Мы предложили установить новый терминал POScenter и подключили его напрямую к базе 1С. Теперь каждая продажа сразу отражается в учёте, а меню ежедневно обновляется в каждой точке продаж.
Для актуализации меню программы 1С:УПО была использована доработка "Палитра товаров", которая формирует общую таблицу с данными из карточек номенклатуры и возможности выбора позиций меню для использования на кассе.
Формирование «Палитры товаров» в программе «1С:УПО». Фото: предоставлено компанией "1С-Форус"
Новый терминал также упростил работу кассиров благодаря большой плоскости экрана, на котором отражаются позиции меню. Взаимодействовать с сенсорным экраном стало комфортнее, а скорость обработки заказа увеличилась в два раза.
4. Обучение сотрудников работе в новой системе
Завершающим этапом внедрения стало обучение сотрудников по работе в новой программе и кассовом аппарате. Для адаптации к "1С:Управление предприятием общепита" были подготовлены видеоуроки и проведено пошаговое обучение бухгалтера-калькулятора. Также специалисты удалённо обучили технолога создавать технологические карточки в базе.
Результаты
Благодаря переходу на "1С:Управление предприятием общепита", установке нового кассового оборудования и работе программистов были решены следующие задачи:
- Автоматизировали продажу и учёт НДС в одном решении.
- Ускорили процесс составления меню и калькуляцию с помощью учёта всех точек питания в единой системе 1С в облаке.
- Ускорили обслуживание клиентов и ежедневное обновление списка блюд на местах, благодаря новому кассовому оборудованию.
- Обеспечили соответствие законодательства в области маркировки продукции.
- Обучили сотрудников работать в новой системе и предоставили видеоинструкции.
Раньше бухгалтер-калькулятор ежедневно тратил часы на составление меню, а теперь он составляет список блюд сразу на неделю.
С новым кассовым оборудованием в два раза выросла скорость обработки заказов, что сократило время обслуживания клиентов.
"Братский педагогический колледж" успешно адаптировался под новые условия работы и продолжает свою деятельность в соответствии с требованиями законодательства по продаже маркированного товара и учёта НДС.
Компания вовремя нашла своего надёжного партнёра 1С для перехода на новый уровень. Если вы тоже думаете о повышении качества и эффективности работы компании — команда "1С-Форус" готова помочь.
Компания “1С-Форус” — официальный дистрибьютор фирмы "1С". Переходите по ссылке или пишите на почту partner@forus.ru, и компания свяжется с вами для подбора надёжного партнёра и внедрения сервиса.
Реклама. Рекламодатель: ООО "1С-Форус", ОГРН 1033801027468, юр.адрес 664007, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Поленова, д. 19.
