Без бумаг и визитов в офис: как туроператор "Фанат Байкала" перешёл на КЭДО

Компания полностью ушла от бумажных кадровых документов и перешла на электронный документооборот с помощью "1С:Кабинет сотрудника". Теперь оформление занимает несколько минут, а сотрудники могут подписывать всё удалённо — из дома и даже из поездки.

О компании

Туроператор "Фанат Байкала" уже более 12 лет организует туры по озеру Байкал. За это время более 50 тысяч гостей открыли для себя красоты этого места вместе с командой.

В штате компании работает 25 человек, а кадровыми документами занимается всего один специалист, который совмещает задачи бухгалтерского и кадрового учёта.

Неудобство бумажных документов

Все сотрудники работают удалённо, и это создавало ряд сложностей в работе с бумажными кадровыми документами.

Бухгалтеру приходилось:

• лично напоминать сотрудникам о документах;
• ждать, пока руководители приедут в офис;
• следить, чтобы никто не потерял бумагу;
• хранить документы и проверять подписание вручную.

"Если нужно было подписать заявление на отпуск, приходилось ждать. Кто-то не может подъехать, кто-то забыл, кто-то в туре. Всё растягивалось на дни", — вспоминает бухгалтер компании.

С ростом числа удалённых сотрудников привычная бумажная схема стала отнимать всё больше времени и требовала постоянной координации между сотрудником, руководителем и бухгалтером.

Команда решила перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) (18+), чтобы избавиться от сбора подписей на бумаге и ускорить оформление документов без привязки к офису.

Почему выбрали "1С:Кабинет сотрудника"

Бухгалтер уже была знакома с сервисом, читала публикации и изучала возможности. Когда встал вопрос о переходе на КЭДО, решение приняли быстро.

Плюсы сервиса:

• все документы формируются в 1С и отправляются автоматически;
• для перехода небольшой компании не нужен программист;
• сотрудники и руководители видят всё в мобильном приложении, а бухгалтер — в 1С.

Как проходил переход на КЭДО

Адаптация к новому формату работы прошла быстро. Основные вопросы возникали лишь в начале, когда сотрудники впервые открывали приложение и не понимали, как отправить заявление или подписать согласие.

Что сделали по шагам:

• Подготовили базу: собрали номера телефонов сотрудников и внесли их в 1С.
• Подключили сервис: купили лицензии и настроили обмен.
• Авторизовали сотрудников: отправили им пароли, сотрудники установили приложение и вошли в свои кабинеты.
• Показали, как работать в сервисе: где отправлять заявления, как подписывать документы.

Полностью перешли на электронные формы: отпуска, приёмы, увольнения, согласие на обработку персональных данных, справки 2-НДФЛ, расчётные листки — всё стало проходить через мобильное приложение.

Как теперь устроена работа

Кадровые документы подписываются электронно, бумажные экземпляры больше не нужны:

• сотрудник подаёт заявление в приложении;
• документ автоматически попадает в 1С;
• бухгалтер формирует приказ — все данные подставляются автоматически;
• руководитель и сотрудник подписывают в приложении;
• документы безопасно хранятся в базе 1С;

Система сообщает коллегам, что сотрудник ушёл в отпуск — команда заранее понимает, кто в работе, а кто недоступен.

Если документ должны подписать несколько руководителей, согласование проходит автоматически по заданной цепочке.

Каждый месяц сотрудники получают расчётные листки в приложении, видят свои начисления и подтверждают ознакомление — без личных напоминаний.

В результате кадровые процессы стали быстрыми и прозрачными: вместо многодневных согласований с поездками в офис теперь всё решается за пару кликов — и у бухгалтера, и у сотрудников, и у руководства.

Что изменилось после перехода на КЭДО

Сотрудники перестали тратить время на поездки в офис, а процесс оформления документов стал в разы быстрее.

• Экономия времени — чтобы подписать документ, достаточно двух кликов.
• Меньше рутинных задач — бухгалтер больше не тратит своё время на контроль и координацию, а сотрудники — на дорогу в офис.
• Безопасность документов — всё хранится в 1С, ничего не теряется.
• Положительный отклик от сотрудников — многие удивляются, что кадровые процессы можно организовать полностью удалённо.

Сервис превратил кадровый документооборот в быстрый, прозрачный и безопасный цифровой процесс.

"Сейчас всё делается удалённо в приложении: сотрудник подал заявление, руководитель подписал, документ автоматически попал в 1С. Расчётные листки, справки — всё в телефоне у сотрудников, быстро и удобно. Даже новые сотрудники удивляются, что кадровые процессы могут быть такими простыми", — делится бухгалтер компании "Фанат Байкала".

Переведём кадровые документы "в цифру"

Хотите обеспечить мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам?

Компания "1С-Форус" — официальный дистрибьютор фирмы "1С". Переходите по ссылке или пишите нам на почту partner@forus.ru, и мы свяжемся с вами для подбора надёжного партнёра и внедрения решения.

Реклама. Рекламодатель: ООО "1С-Форус", ОГРН 1033801027468, юр.адрес 664007, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Поленова, д. 19.

Push-уведомления

Все интересное о Бурятии в Телеграм